Alexandru Nae & Alina Badea
Încheierea unei asocieri comerciale nu este doar o formalitate, ci o decizie importantă care poate contribui la creșterea unei companii sau poate provoca probleme majore. O asociere potrivită poate ajuta o companie să își dezvolte afacerea și să obțină avantaje strategice, în timp ce o alianță greșită poate expune organizația dumneavoastră la pierderi financiare semnificative, daune de imagine și riscuri legale. Studiile realizate de Asociația Examinatorilor Profesioniști de Fraude (ACFE) între februarie 2023 și martie 2024 relevă că integrarea unor noi afaceri ca clienți sau furnizori poate fi o provocare pentru multe organizații. Conform raportului ACFE, doar 10% dintre organizații consideră integrarea unui nou furnizor ca fiind deloc dificilă, în timp ce peste 60% consideră că integrarea noilor furnizori este extrem de dificilă. Similar, 52% dintre respondenți raportează că integrarea unui nou client este extrem de dificilă sau moderat dificilă, în timp ce 14% nu consideră că integrarea noilor clienți este o provocare pentru organizațiile lor.
Importanța diligenței de integritate
Diligența de integritate (DI) este o componentă a managementului riscurilor, concentrată pe evaluarea integrității și reputației unui partener comercial actual sau potențial înainte de orice angajament comercial. Realizarea DI ajută organizațiile să descopere probleme ascunse și să atenueze riscurile care ar putea amenința prezentul și viitorul afacerii. Lipsa unei DI complete poate expune o companie la consecințe potențial grave. În funcție de jurisdicție, acest lucru poate include amenzi substanțiale, restricționarea activităților comerciale sau chiar responsabilitate penală.
Pe lângă sancțiunile legale și de reglementare, lipsa diligenței poate duce și la prejudicii semnificative ale reputației. Dacă o organizație este asociată cu un partener implicat în corupție sau practici necorespunzătoare, aceasta ar putea fi confruntată cu o publicitate dăunătoare și pierderea încrederii stakeholderilor, inclusiv a clienților, investitorilor și autorităților de reglementare.
Date esențiale colectate în cadrul integrării și al diligenței de integritate
Rapoartele ACFE arată că, atunci când integrează un partener comercial, organizațiile trebuie să colecteze informații cheie, cum ar fi numărul de identificare fiscală, verificarea identității proprietarului/proprietarilor afacerii, informații despre proprietate și informații despre sancțiuni/liste negre/listă restricționate. Verificarea acestor informații este direct legată de atenuarea riscurilor esențiale de fraudă și reputaționale cu care se confruntă organizațiile atunci când interacționează cu parteneri comerciali.
Informațiile colectate în timpul procesului DI ar trebui să acopere domenii cheie, cum ar fi: identitate și structură corporativă, inclusiv identificarea membrilor consiliului de administrație, acționariatului, beneficiarilor finali și afilieri corporative suplimentare; comportamentul pe piață; liste de sancțiuni, inclusiv identificarea persoanelor, organizațiilor sau țărilor supuse sancțiunilor economice emise de un guvern sau de o organizație internațională; rapoarte media negative, inclusiv acuzații găsite în surse de știri și alte publicații care leagă o persoană sau o entitate de fraudă, spălare de bani, corupție, terorism și alte activități ilegale; verificări pe listele de persoane politic expuse și listele de entități deținute de stat; rezultate financiare și bilanțuri, precum și active și pasive.
Care sunt factorii de risc cheie pe care analiza diligenței de integritate îi poate detecta?
Analiza DI este un instrument valoros pentru descoperirea unei game largi de semnale de alarmă potențiale. Unele riscuri cheie care pot fi identificate includ: proprietăți ascunse în spatele unor structuri complexe, care nu au fost dezvăluite; beneficiari finali cu antecedente penale sau istorii reputaționale negative; control neoficial al unei afaceri de către persoane cu autoritate politică sau relații politice; acuzații de corupție și activități frauduloase; utilizarea unei companii ca potențial vehicul pentru spălarea banilor; conflicte de interese, în care personalul cheie reprezintă interesele părților externe; litigii legale care pot afecta stabilitatea financiară sau reputațională și preocupări de mediu, sociale și guvernamentale, cum ar fi încălcări ale legislației de mediu sau standarde de durabilitate și practici slabe în domeniul muncii sau riscuri de lanț de aprovizionare.
Când să facem diligență de integritate?
Frecvența cu care organizațiile efectuează verificări DI depinde de mai mulți factori, inclusiv de natura relației comerciale, nivelul de risc, industrie și mediul de reglementare. Ele ar trebui să efectueze întotdeauna DI înainte de a intra într-o nouă asociere, investiție sau tranzacție substanțială pentru a se asigura că nu se expun la riscuri ascunse. Totuși, organizațiile nu ar trebui să trateze DI ca pe o activitate unică. În funcție de nivelul de risc, procesul de diligență trebuie revizuit periodic. În cazul organizațiilor care colaborează cu parteneri comerciali cu risc scăzut, ar putea fi potrivit să se reia procesul de DI la fiecare doi-trei ani. Relațiile cu risc mediu necesită o atenție mai frecventă – de obicei, procesul DI trebuie efectuat la fiecare doisprezece-douăzeci și patru de luni. În scenarii cu risc ridicat sau atunci când colaborează cu parteneri comerciali care operează în jurisdicții cunoscute pentru reglementări slabe sau în țări cu niveluri ridicate de corupție, organizațiile ar trebui să reevalueze DI la fiecare șase-doisprezece luni, sau chiar mai frecvent dacă situația o necesită. În plus față de aceste verificări periodice, organizațiile ar trebui să îl abordeze ca o responsabilitate continuă pentru a fi pregătite să acționeze atunci când apar noi evoluții. Aceasta include modificări ale structurii proprietății, ale conducerii, acoperire media negativă, rapoarte de whistleblowing și actualizări ale cadrului legislativ.
În contextul global actual, marcat de o supraveghere din ce în ce mai mare din partea regulatorilor, practica DI poate fi esențială în integrarea de noi parteneri comerciali și în monitorizarea relațiilor existente. DI nu este doar o verificare a conformității, ci o măsură de protecție împotriva corupției, fraudei și a pasivelor ascunse care pot afecta operațiunile și credibilitatea unei organizații.